Le fil / Devis artisan gratuit : 20 modèles Excel, puis la facture en un geste

Un chantier se gagne d’abord sur le papier. Le client compare deux ou trois propositions le soir, à la table de la cuisine, et il signe celle qu’il comprend du premier coup. Voila, une application de facturation conçue pour l’iPhone, met à disposition un modèle de devis gratuit décliné en vingt designs. Vous obtenez un devis artisan gratuit au format Excel, qui calcule seul sa TVA et son total. Une fois accepté, il devient une facture en un geste.

Vingt modèles de devis artisan gratuits, au format Excel

Le principe tient en une ligne sur la page de Voila : vous choisissez le design qui vous plaît, vous téléchargez le fichier Excel gratuit, vous chiffrez le chantier et vous le faites accepter. Pas de logiciel à installer : vous saisissez votre e-mail pour télécharger le modèle gratuit, puis Excel suffit.

Les vingt modèles ne sont pas vingt variantes de couleur. Chacun répond à une façon de travailler.

Le Classique est épuré : il totalise chaque ligne à partir de la quantité et du prix unitaire, et Voila le présente comme un devis « sûr et universel pour tout métier ou prestation ». Le Moderne place un bandeau de couleur en haut de page, avec le nom de votre société et un emplacement pour le logo. L’Entreprise ajoute une colonne de référence, les informations de livraison et un bloc de signature. Ce modèle vise le B2B et la validation sur bon de commande.

Je conseille, si vous hésitez, de partir du Classique. Il passe partout, du dépannage de plomberie au petit chantier de peinture, et vous pourrez toujours passer à un modèle plus spécialisé ensuite.

Le modèle calcule seul le sous-total, la TVA et le total

C’est le point qui fait gagner le plus de temps. Chaque modèle calcule automatiquement le sous-total, la TVA et le total du devis. Vous saisissez la quantité et le prix unitaire, et le fichier fait les additions. À mon avis, c’est la fonction qui justifie à elle seule le téléchargement.

Voila affiche un exemple sur sa page : le devis n° 0031, avec une ligne matériaux à 1 400,00 €, une ligne main-d’œuvre de 16 heures à 1 000,00 €, et un total du devis à 2 400,00 €. Deux lignes, un chiffre en bas, rien qui oblige le client à sortir sa calculatrice. Pour moi, c’est exactement ce qu’il faut : un client qui comprend le montant tout de suite signe plus vite.

Autre détail utile : le devis s’imprime sur une page. Une feuille qu’on tend au client sur place, qu’il relit, signe et range. Pas trois pages agrafées avec un récapitulatif qui renvoie à une annexe.

Artisan, freelance ou acompte, un modèle par façon de chiffrer

Un plaquiste et un graphiste ne vendent pas la même chose, et leurs devis n’ont pas à se ressembler. Voila l’a bien compris en proposant trois modèles qui collent à trois façons de facturer.

Côté bâtiment, le modèle Artisan comporte un bloc adresse du chantier et une ligne d’acceptation client. Voila le dit « pensé pour le bâtiment, les artisans et le chiffrage sur site ». L’adresse du chantier a sa place à part, distincte de celle du client : c’est le détail que les gens du bâtiment apprécient. Le propriétaire d’une maison de campagne fait rarement faire les travaux à l’adresse où il reçoit son courrier.

Le Freelance, lui, est un devis horaire. Ses colonnes Heures × Taux et son bloc projet conviennent au développeur, à la rédactrice, au photographe, à tous ceux qui vendent leur temps. Résultat : votre client voit ce qu’il paie, heure par heure.

Reste le modèle Acompte, qui ajoute une ligne « acompte à verser », pour que le client voie le montant initial à côté du total du devis. Franchement, c’est le plus malin des trois pour un chantier qui démarre par une commande de matériaux. Le montant à régler au départ est écrit noir sur blanc, et la discussion ne revient pas le jour de la livraison du carrelage.

Votre logo, vos couleurs et vos coordonnées sur chaque devis

Les modèles sont entièrement personnalisables. Vous y mettez votre logo, vos couleurs et vos coordonnées. Pour un artisan installé depuis dix ans comme pour une auto-entrepreneuse qui lance son activité, c’est ce qui fait passer le document de la simple feuille de calcul au papier à en-tête d’entreprise. Mieux vaut soigner cette étape dès le premier devis : c’est votre nom que le client garde en main.

Avec l’application, vous gagnez aussi du temps d’un devis à l’autre. Voila enregistre vos lignes récurrentes, matériaux ou main-d’œuvre, et vous les réutilisez sur le devis suivant. Le prix du mètre carré de pose, la journée de compagnon, le déplacement : vous les tapez une fois, ensuite ils sont là. Je trouve que c’est le genre de fonction qui change vraiment la semaine d’un indépendant, bien plus qu’un joli design.

Auto-entrepreneur, la mention de franchise de TVA déjà prévue

Beaucoup de micro-entrepreneurs ne facturent pas de TVA. Leur devis doit alors le dire clairement. Voila le rappelle sur sa page : sous la franchise en base de TVA, le devis porte la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». La place de cette ligne est prévue, ce qui évite d’avoir à bricoler une case en bas de page.

Le bon réflexe, si vous êtes concerné : gardez cette mention sur tous vos devis tant que votre chiffre d’affaires reste sous le seuil de la franchise. Vos clients particuliers y gagnent un prix lisible, sans ligne de taxe à décoder.

Devis accepté, la facture suit sans rien ressaisir

Votre client a signé. C’est là que Voila prend le relais du fichier Excel. Dès l’acceptation du devis, l’application le convertit en facture en un seul geste, « sans rien ressaisir ». Les lignes, les montants, la TVA et le nom du client passent du devis à la facture tels quels.

Ça paraît anodin. À mon sens, ça ne l’est pas. Recopier un devis de 2 400,00 € dans une facture, c’est le moment où une ligne saute ou où un chiffre s’inverse. Avec la conversion directe, le montant facturé est celui que le client a accepté, au centime près.

Et pour tout ce qui ne commence pas par un devis, il y a d’autres outils sur le site de Voila. Vingt modèles de facture gratuits, vingt modèles de reçu gratuits, un générateur de facture. L’application rédige aussi une facture à partir d’une simple phrase. Exemple cité par Voila : « facture Jeanne 400 € pour la réparation de l’évier ». Voila prépare le document, et vous le vérifiez avant de l’envoyer.

Voila sur iPhone, en accès anticipé gratuit

Voila est une application iOS, faite pour créer et envoyer ses factures où que l’on soit. Sur le chantier, dans la camionnette, chez le client. Elle est aujourd’hui en accès anticipé. L’inscription est gratuite et ne demande pas de carte bancaire : vous laissez votre adresse sur la page, et l’équipe vous écrit uniquement au sujet de cet accès anticipé.

Mon conseil pour démarrer : téléchargez dès ce soir le modèle qui ressemble à votre métier, Artisan si vous êtes sur les chantiers, Freelance si vous vendez des heures, Acompte si vos travaux commencent par un achat de fournitures. Remplissez-le avec votre prochain chantier réel. Puis inscrivez-vous à l’accès anticipé : quand l’application arrivera sur votre iPhone, ce devis deviendra votre première facture en un geste.

Questions fréquentes